3 ways to enhance your Interactive Voice Response (IVR) system * 3 طرق لتحسين نظام Interactive Voice Response (IVR) الخاص بك

By Al-VoIPبواسطة الفويب | Post onتم النشر بتاريخ August 26, 2019 11:30

Mon, Aug 26, 2019 alvoip Collaborator | 0 comments |

text size:

An Interactive Voice Response (IVR) system can be a double edged weapon for users contacting your customer service Centre. If your system is good enough it can help them contact you more easily and save them time, but if it's badly done it can lead to frustrated customers that don't want to deal with you again.

According to the researches of Interactions Corporation, 83 percent of the people who will have a negative experience with your customer service will try no to deal with you later, which is clearly something you don't want.

In this article, we discuss how can you make the experience of your customers better with an enhanced IVR system.

Be available all day

IVR System available all the day

Even if employees are not working with all day round shift, you need to make your IVR system available to help customers who call outside your working hours.

Basic information should be provided easily and clearly like when are you going to be available or your working days and hours or even maybe other methods users can contact you.

Just like a website is available for purchases at any time you need to enhance the phone experience of your customers phone service to make it available all the time to get more positive responses and avoid frustration.

For example, if a customer is calling a bank and looking for the service to know his bank account balance then he should get to the service easily and at any time even if your employees aren't available. After reaching the service on the IVR menu you can tell him that he can for example use the internet banking service or any alternatives or when he can call again or visit one of your branches.

Reduce the menu options

reduce menu options for your IVR system

Reducing the menu options can save time and facilitate the experience of the users as they can find their answers easily.

A long journey of choices can frustrate users and let them recall you in some cases, so it is better to make the menu as simple and easy to navigate as possible. While doing this, also take care of not putting many parallel choices that make users feel bored when they call you.

 

Consider visual IVR

consider visual IVR System

If you want to take things to the next level, then you can consider using a visual UVR service which will be used by many users considering that most people have smartphones nowadays. The visual IVR will make things easier for customers despite not everyone is going to use it when they are given the choice.

You can learn more about our solutions for your IVR and your customer service Centre through our website.

Contact us for more information on:

Customer service: 920013450
WhatsApp: +966 537631266
Email: info@al-voip.com

استخدام نظام Interactive Voice Response (IVR) من الممكن أن يكون سلاح ذو حدين عند تقديم الخدمة للعملاء الذين يقومون بالاتصال بك. فإذا كان نظامك جيد بشكل كافي فسيساعدهم على التواصل معك بسهولة أكبر وفي وقت أقل، ولكن في حالة تم استخدام القادمة بشكل سيء فتجربة المستخدم تكون سيئة للغاية وربنا لا يريدوا التواصل معك مرة أخرى وربما أن لا يتعاملوا معك مرة أخرى.

فوفقا لبحث Interactions Corporations فنسبة 83% من العملاء الذين يحصلون على خدمة عملاء سيئة سيتجنبوا التعامل مع الشركة مرة أخرى، وهو أمر لن تريده بالتأكيد. وفي هذا المقال نناقش كبف من الممكن أن تحسن قوائم IVR تجربة خدمة العملاء مع شركتك.

 

كن متواجدا طوال اليوم

IVR نظام متاح دائما

حتى وإن لم يكن الموظفون يعملون طوال اليوم، فمن اللازم أن تجعل نظام الIVR يعمل طوال اليوم دون توقف لتقديم المساعدة للعملاء الذين يتصلون خارج وقت الخدمة.

المعلومات الأساسية من اللازم أن تقدم بسهولة ووضوح حيث يتم توضيح متى ستكون متاح أي في أيام وأي ساعات وما هي الخيارات الأخرى أمام المتصل.

تمام مثلما يكون موقعك متاح في أي وقت لطلب الخدمات أو المنتجات التي تقدمها فيجيب أن تحسن خدمة الهاتف الخاصة بك لتفيد المستخدم في أي دون قيود لتفادي إزعاجه.

فعلى سبيل المثال إذا كان المتصل يطلب البنك الخاص به بحثا عن خدمة معرفة رصيد حسابه فيجب توفير هذه الخدمة له في أي وقت حتى إن كانت خدمة العملاء لا تعمل في هذا الوقت. أقل ما يمكن فعله هو توجيه المستخدم بشكل صحيح بحيث يتم إخباره عند اختيار الخدمة عن الطرق الأخرى المتاحة لمعرفة رصيد حسابه كخدمات الإنترنت البنكية أو البدائل الأخرى المتاحة بوضوح.

 

قلل من اختيارات القائمة

قائمة نظام IVR

تقليل الاختيارات في القائمة وتنظيمها بشكل جيد من الممكن أن يحسن من تجربة المستخدم ويوفر من وقته أثناء استخدام قائمة IVR الخاصة بك. وجود رحلة طويلة من الاختيارات المتعددة من الممكن أن تتسبب في إعادتهم للمكالمة أو شعورهم بالملل، لذلك فجعل القوائم بسيطة دون الكثير من الاختيارات المتوازية لعدم شعور المستخدم بالملل.

استخدم الIVR البصري

استخدام IVR بصري

إذا كنت تريد تقديم التجربة الأفضل للمستخدمين فبإمكانك اللجوء إلى قوائم الIVR البصرية التي ستكون عملية للغاية لأن معظم المستخدمين يمتلكون هواتف ذكية حاليا. وتسهل قوائم IVR البصرية من عملية الوصول للخدمات المختلفة إلا أن بعض المستخدمين لن يختاروا استخدامها.

يمكنك أن تعرف المزيد حول تقديم قوائم IVR وخدمات مراكز خدمة العملاء التي نقدمها من خلال موقعنا.

يرجى التواصل معنا على:

خدمة العملاء : 920013450
واتساب: 537631266 966+
بريد الكتروني: info@al-voip.com

Tags:

العلامات:

Call center Systems

Write comment

اترك تعليق

Comments have to be approved before showing up

سيتم مراجعه التعليقات قبل السماح بالنشر