5 tips to write perfect customer service emails * 5 نصائح هامة لكتابة رسائل بريد اليكتروني قوية لخدمة العملاء

By Al-VoIPبواسطة الفويب | Post onتم النشر بتاريخ October 17, 2019 11:00

Thu, Oct 17, 2019 alvoip Collaborator | 0 comments |

text size:

Offering customer service through email may seem like a slow solution, but it is a channel that is preferred by many customers and much used by them. So as one of the most essential digital service channels,

here are some of the tips that will impress your customers using emails to communicate.

1.A casual tone is best

 customer service through email

You may think that your business need to be as formal as possible, and that customers are awaiting that from you, but that is not true. According to a survey from Software Advice with over 2000 participants, 65 percent of people preferred customer service emails that are not formal.

Going no formal doesn't mean sending emojis and jokes, but it means using a more casual and friendly tone, which is like what people would prefer.

2.Make a personal connection

 personal customer service through email

Making a personal connection with every customer is essential for an email that impresses the customer. Addressing him by name can make the email seem more like a part of a conversation with a human.

This is very essential especially since bots are widely used. Following up with the same agent can also help the customer feel more satisfied.

3.Make it more simple

 simple customer service through email

Simple language is better when you are solving a problem for your customer. Technical vocabulary and unclear terms aren't supposed to impress your customers in customer service emails unless they want it. Breaking down everything into steps would be also perfect.

4.Offer links and media

Offer links and media in customer service through email

While the content of the email shouldn't be too much, you can consider adding links to content of any type. If you are adding much content, consider putting links instead of attaching the content and making things overwhelming.

You can also provide links to FAQs and any other useful resources that would offer the customer self help.

5.Never waste time

Never waste time in  customer service through email

Reducing your response time would be something that will impress most of your customers. And even if you can't decrease your response time, give customers signs that you have received their emails with automated response.

Contact us for more information on:

Customer service: 920013450
WhatsApp: +966 537631266
Email: info@al-voip.com

توفير خدمة العملاء عبر البريد الإلكتروني يبدو كأحد الحلول البطيئة مقارنة بوسائل التواصل الاجتماعي. ولكن على الرغم من ذلك فالدعم عبر البريد الإلكتروني هو أحد أكثر الوسائل المستخدمة والتي يفضلها الكثير من المستخدمين أيضا. ولذلك، كواحدة من أهم قنوات الدعم الرقمية،

نوفر لك 5 نصائح لتقدم تجربة ممتازة للعملاء عند خدمتهم من خلال البريد الإلكتروني.

1.التواصل بشكل غير رسمي أفضل

التواصل بشكل غير رسمي خلال خدمة عملاء البريد الاكتروني

ربما تعتقد أن شركتك عليها التواصل مع العملاء بشكل رسمي أكثر، ولكن في الواقع ليس هذا ما ينتظره العملاء منك. فوفقا لأحد استطلاعات الرأي من Software Advice فمن أكثر من 2000 مشارك في الاستطلاع، اختار 65 بالمائة أن يتم التواصل معهم بشكل غير رسمي مع خدمة عملاء البريد الالكتروني.

عدم الحديث بشكل رسمي لا يعني إرسال المزح ولكن الحديث بشكل غير رسمي وودود مع العملاء، وهو ما سيفضله معظم العملاء الذين تتحدث معهم عبر البريد الالكتروني.

2.اصنع تواصل شخصي

اصنع تواصل شخصي من خلال خدمة العملاء خلال البريد

صنع تواصل شخصي مع كل عميل هو أمر أساسي لجعل كل رسالة بريد إلكتروني تقدم التجربة الأفضل للعميل. التواصل مع العميل باسمه بشكل مباشر يجعله يشعر أنه يتحدث مع شخص حقيقي. هذا الأمر ضروري للغاية خصوصا في الوقت الذي تنتشر به الBots التلقائية التي ترد على العملاء.

وإذا أردت الحصول على نسبة رضا أكبر فبإمكانك جعل نفس الموظف يرد في كل مرة لأن ذلك سيشعر العميل بنظام واهتمام أكبر.

3.اجعل الرسالة أكثر سهولة

رسائل خدمة العملاء خلال البريد الالكتروني

استخدام اللغة السهلة هو أمر ضروري عند التحدث مع العملاء من خلال البريد الإلكتروني. استخدام المصطلحات العلمية أو الغير مفهومة بالنسبة له سيكون بلا شك أحد الأشياء التي تؤرقه. تقسيم كل شيء لخطوات أيضا سيسهل على عميلك الاستفادة وقراءة الرسالة بسرعة أكبر.

4.قم بتوفير الروابط والوسائط

Offer links and media

توفير الوسائط بأنواعها هو أمر سيساعد عميلك بشكل كبير على توفير الوقت وفهم ما تريد إيصاله له، ولكن تجنب أن ترسل لعميلك الكثير من الوسائط سواء كانت صور أو غيرها إلى الحد الذي يشتته. وفي حال أردت أن ترسل الكثير من الوسائط فبإمكانك تنسيقها في روابط أسهل في الوصول. أيضا يمكنك أن تضع لعميلك روابط لصفحات من الممكن أن تفيده أو تجعله يساعد نفسه مثل صفحة الأسئلة الشائعة.

لا تقم بإضاعة وقت العميل

تقليل وقت الإجابة على الرسائل هو أمر سيؤدي إلى زيادة رضا الكثير من العملاء عن خدمتك، فإذا كان بمقدرتك فعليك فعله بلا تردد. وحتى إن لم تقدر على ذلك فعليك إبقاء العملاء على تواصل وإعلامهم بأنك استلمت رسائلهم.

يرجى التواصل معنا على:

خدمة العملاء : 920013450
واتساب: 537631266 966+
بريد الكتروني: info@al-voip.com

Tags:

العلامات:

Call center Systems

Write comment

اترك تعليق

Comments have to be approved before showing up

سيتم مراجعه التعليقات قبل السماح بالنشر