5 tips to write perfect customer service emails * 5 نصائح هامة لكتابة رسائل بريد اليكتروني قوية لخدمة العملاء

By Al-VoIP | Posted on | 0 comments | Views
بواسطة: الفويب | Posted on | 0 تعليقات | عدد المشاهدات

Offering customer service through email may seem like a slow solution, but it is a channel that is preferred by many customers and much used by them. So as one of the most essential digital service channels, here are some of the tips that will impress your customers using emails to communicate.

A casual tone is best

You may think that your business need to be as formal as possible, and that customers are awaiting that from you, but that is not true. According to a survey from Software Advice with over 2000 participants, 65 percent of people preferred customer service emails that are not formal.

Going no formal doesn't mean sending emojis and jokes, but it means using a more casual and friendly tone, which is like what people would prefer.

Make a personal connection

Making a personal connection with every customer is essential for an email that impresses the customer. Addressing him by name can make the email seem more like a part of a conversation with a human. This is very essential especially since bots are widely used. Following up with the same agent can also help the customer feel more satisfied.

Make it more simple

Simple language is better when you are solving a problem for your customer. Technical vocabulary and unclear terms aren't supposed to impress your customers in customer service emails unless they want it. Breaking down everything into steps would be also perfect.

Offer links and media

Offer links and media

While the comrent of the email shouldn't be too much, you can consider adding links to content of any type. If you are adding much content, consider putting links instead of attaching the content and making things overwhelming. You can also provide links to FAQs and any other useful resources that would offer the customer self help.

Never waste time

Reducing your response time would be something that will impress most of your customers. And even if you can't decrease your response time, give customers signs that you have received their emails with automated response.

Contact us for more information on:

Customer service: 920013450
WhatsApp: +966 546808213
Email: info@al-voip.com

توفير خدمة العملاء عبر البريد الإلكتروني يبدو كأحد الحلول البطيئة مقارنة بوسائل التواصل الاجتماعي. ولكن على الرغم من ذلك فالدعم عبر البريد الإلكتروني هو أحد أكثر الوسائل المستخدمة والتي يفضلها الكثير من المستخدمين أيضا. ولذلك، كواحدة من أهم قنوات الدعم الرقمية، نوفر لك 5 نصائح لتقدم تجربة ممتازة للعملاء عند خدمتهم من خلال البريد الإلكتروني.

التواصل بشكل غير رسمي أفضل

ربما تعتقد أن شركتك عليها التواصل مع العملاء بشكل رسمي أكثر، ولكن في الواقع ليس هذا ما ينتظره العملاء منك. فوفقا لأحد استطلاعات الرأي من Software Advice فمن أكثر من 2000 مشارك في الاستطلاع، اختار 65 بالمائة أن يتم التواصل معهم بشكل غير رسمي مع خدمة عملاء البريد الالكتروني.

عدم الحديث بشكل رسمي لا يعني إرسال المزح ولكن الحديث بشكل غير رسمي وودود مع العملاء، وهو ما سيفضله معظم العملاء الذين تتحدث معهم عبر البريد الالكتروني.

اصنع تواصل شخصي

صنع تواصل شخصي مع كل عميل هو أمر أساسي لجعل كل رسالة بريد إلكتروني تقدم التجربة الأفضل للعميل. التواصل مع العميل باسمه بشكل مباشر يجعله يشعر أنه يتحدث مع شخص حقيقي. هذا الأمر ضروري للغاية خصوصا في الوقت الذي تنتشر به الBots التلقائية التي ترد على العملاء. وإذا أردت الحصول على نسبة رضا أكبر فبإمكانك جعل نفس الموظف يرد في كل مرة لأن ذلك سيشعر العميل بنظام واهتمام أكبر.

اجعل الرسالة أكثر سهولة

استخدام اللغة السهلة هو أمر ضروري عند التحدث مع العملاء من خلال البريد الإلكتروني. استخدام المصطلحات العلمية أو الغير مفهومة بالنسبة له سيكون بلا شك أحد الأشياء التي تؤرقه. تقسيم كل شيء لخطوات أيضا سيسهل على عميلك الاستفادة وقراءة الرسالة بسرعة أكبر.

قم بتوفير الروابط والوسائط

Offer links and media

توفير الوسائط بأنواعها هو أمر سيساعد عميلك بشكل كبير على توفير الوقت وفهم ما تريد إيصاله له، ولكن تجنب أن ترسل لعميلك الكثير من الوسائط سواء كانت صور أو غيرها إلى الحد الذي يشتته. وفي حال أردت أن ترسل الكثير من الوسائط فبإمكانك تنسيقها في روابط أسهل في الوصول. أيضا يمكنك أن تضع لعميلك روابط لصفحات من الممكن أن تفيده أو تجعله يساعد نفسه مثل صفحة الأسئلة الشائعة.

لا تقم بإضاعة وقت العميل

تقليل وقت الإجابة على الرسائل هو أمر سيؤدي إلى زيادة رضا الكثير من العملاء عن خدمتك، فإذا كان بمقدرتك فعليك فعله بلا تردد. وحتى إن لم تقدر على ذلك فعليك إبقاء العملاء على تواصل وإعلامهم بأنك استلمت رسائلهم.

يرجى التواصل معنا على:

خدمة العملاء : 920013450
واتساب: 546808213 966+
بريد الكتروني: info@al-voip.com

Related Posts:

مقالات ذات صله :


Leave a comment

اترك تعليق

Please note, comments must be approved before they are published

يرجى ملاحظة ، يجب الموافقة على التعليقات قبل نشرها

ِِِِArticles المواضيع
How can Office 365 Business enhance your business remote work during the coronavirus pandemic * لماذا يجب الحصول على Office 365 للعمل عن بعد خلال الأزمة الحالية 3 main essentials that can help businesses in remote work during the coronavirus pandemic * ٣ اساسيات يجب ان توفرها شركتك اثناء العمل عن بعد مع ازمة فيروس كورونا الحالية Yealink products in Saudi Arabia_ what do we offer * منتجات Yealink في السعودية_ ما يجب أن تعرفه Yeastar products in Saudi Arabia_ what you should know * منتجات Yeastar في السعودية_ ما تحتاج معرفته 4 ways an IP phone system can help your business * 4 طرق تمكن هاتف الفويب من إفادة شركتك How Video Conferencing Can Help Your Company During The Coronavirus Outbreak * كيف ستساعد انظمة مؤتمرات الفيديو شركتك خلال أزمة فيروس كورونا الحالية Why video conferencing systems can benefit your business * كيف تتمكن أنظمة مؤتمرات الفيديو من إفادة شركتك؟ 6 essential benefits of smart board systems for education * 6 فوائد أساسية تقدمها أنظمة سمارت بورد The types of video conferencing systems explained * ما هي الفروق بين أنواع أنظمة مؤتمرات الفيديو؟ The best open-source PBX software to consider * افضل برامج PBX مفتوحة المصدر يمكن استخدامها The top IVR menu mistakes businesses should avoid * الاخطاء الاكثر شيوعا عند تصميم قوائم IVR لتجنبها Maxhub X3 Collaborative Interactive Display_ What Does it Offer_ * ماذا تقدم Maxhub X3 وكيف تختلف عن انظمة الفيديو العادية Top free helpdesk software for your business * افضل برامج هيلب ديسك مجانية وبمميزات كثيرة Best Yealink VoIP Phones to Buy in 2020 * أفضل هواتف يالينك يمكنك شرائها في 2020 4 benefits that make a video conference system worth it * 4 فوائد تجعلك تفكر في امتلاك نظام مؤتمرات الفيديو 5 reasons why your business needs a chatbot * 5 اسباب تجعل عملك يحتاج إلى شات بوت 5 Ways to Make Live Chat Better * 5 طرق لجعل خدمة العملاء عبر الدردشة أفضل Openvox WGW1002G GSM VoIP Gateway_ Overview, Features and Where to Buy * اوبن فوكس WGW1002G_ نظرة عامة والمميزات واين تشتري 5 tips to write perfect customer service emails * 5 نصائح هامة لكتابة رسائل بريد اليكتروني قوية لخدمة العملاء How to block spam VoIP calls * ‪كيف تحظر مكالمات الفويب المزعجة؟ Logitech PTZ Pro Conference Camera_ What You Need to Know * ما تريد معرفته عن كاميرا PTZ Pro من Logitech 5 office 365 features that will boost your productivity * 5 نصائح تجعلك أكثر انتاجية مع Office 365 How to offer customers self service * 5 نصائح لتوفير خدمة ذاتية مميزة لعملائك Yealink VC-800 Conference Room System_ Overview, Features and Where to Buy * نظام غرفة المؤتمرات VC-800 من يالينك_ نظرة عامة والمزايا واين تشتريه 5 things to avoid when surveying customers * 4 أشياء يجب تجنبها عند استطلاع رأي العملاء 5 reasons to consider using Microsoft Azure * 5 اسباب تدفعك لاستخدام خدمة Azure من مايكروسوفت 5 features to know in Skype for Business * 5 مزايا اساسية لنسخة سكايب الأفضل Skype For Business 3 ways to enhance your Interactive Voice Response (IVR) system * 3 طرق لتحسين نظام Interactive Voice Response (IVR) الخاص بك VT-3000ST Headset_ Overview, Features, Where to buy * سماعة VT-3000 من VBeT_ نظرة عامة و مميزات و سعر و أين تشتريها 5 benefits of SIP trunking you should know * ٥ فوائد تحصل عليها عند استخدام SIP Trunking Yealink T21P_ Overview, Features and where to buy * هاتف Yealink T21P_ مميزات و سعر و اين تشتري هاتف يالينك 5 Tips to monitor call quality * 5 نصائح لتحسين جودة مكالمات خدمة العملاء الخاصة بشركتك The 5 most effective ways for customising customer experience * 5 طرق فعالة لتخصيص تجربة العميل مع شركتك 4 principles to build an omnichannel customer service * 4 أساسيات لبناء خدمة عملاء شاملة 6 reasons office 365 will boost company's productivity * 6 طرق لزيادة الانتاجية باستخدام Office 365 4 Reasons Google Voice Service may not work for businesses * 4 أسباب تجعل خدمة Google Voice غير مناسبة للشركات Will VoIP benefit my small business? * هل تفيد تقنيات VoIP شركتي الصغيرة؟ How a VoIP Intercom works? and is it for you? * كيف تعمل أجهزة الVoIP انتركوم؟ وهل هي مفيدة لك؟ The top 5 challenges that will face 5G * أكبر 5 تحديات تواجه انتشار الجيل الخامس 5G سريعا 4 Ways VoIP calls will increase team communication for your small business * 4 طرق تمكن مكالمات VoIP من تحسين التواصل في الشركات الصغيرة 3 problems of phone systems to avoid * 3 مشاكل ربما تواجه نظام الهاتف في شركتك دون أن تشعر Hosted VoIP vs In-house VoIP.. how to choose? * الHosted VoIP و In-house VoIP كيف تختار؟ VoIP and IP Telephony.. What are the differences? * ما الفرق بين VoIP و IP Telephony؟ Big data technologies definition, comparison and future * ما هي تقنية Big data (البيانات الضخمة) ومستقبلها How Yealink video conferencing solutions allows you to develop your business, case study * كيف تمكنك حلول مؤتمرات الفيديو "يالينك" من تطوير اعمالك _ دراسة حالة What is IoT? * ما هو انترنت الأشياء؟ How Can logitech Video Conference Solution Revolutionize your Business_ Case Study * كيف تمكنك حلول مؤتمرات الفيديو "لوجيتيك" من تطوير اعمالك _ دراسة حالة What is Zoom Rooms? * ما هي غرف المؤتمرات من زووم؟ how to secure your pbx phone system? * كيف يمكنك حماية سنترال شركتك من الاختراق ؟ The Benefits of VPN Service in the Healthcare Sector * أهمية خدمة ربط الفروع للقطاع الطبي