The Best Video Conferencing Software of 2021 (Ultimate Guide)*أفضل برامج مؤتمرات الفيديو لعام 2021 (الدليل الشامل )

By Al-VoIPبواسطة الفويب | Post onتم النشر بتاريخ December 31, 2020 22:58

Thu, Dec 31, 2020 alvoip Collaborator | 0 comments |

text size:


Globally, 52% of workers work from home at least once every week (Owl Labs).and 25-30% of the workforce will be working remote multiple days per week by the end of 2021 (Global workplace analytics).

The business world today relies on remote working, either to gain its advantages or have been forced to a remote lifestyle virtually due to the spread of the COVID-19 pandemic. This means an unprecedented number of businesses have switched from in-person meetings to virtual meetings to keep their day-to-day businesses going.

Fortunately, the technology of video conferencing software offers innumerable opportunities to stay connected and conduct online meetings and collaborate from separated locations. There’s a massive market full of countless options of different types of video conference software.

In this article, we are going to give you a complete guide for everything you need to know about video conference software.

What is video conferencing software?

using mobile phone in video call

Video conference software: allows online communications (video meetings and seminars) with its built-in features

like instant chatting, screen sharing, video recording, and mobile access. It aims to enhance collaboration, increase productivity, and save travel expenses.

Video conferencing platforms can be used by any employee in the organization to host or attend virtual meetings with other employees, company partners, or customers.

The latest video conferencing tools now also enable integration with CRM and marketing automation to sync business-critical data with relevant meetings.

What are the essential features you should look for in video conference software?

video conference meeting with screen sharing

There is a variety option of video conference software each of them comes with a set of features.


1.Ease of use


It’s the most important criteria as you should look for online meeting software that is user-friendly with a simple user interface to help employees to adapt easily to your virtual setting.

And be focused on meeting not distracted by figure out how everything works.


2.screen sharing 

This feature is essential to facilitate interactive conferences as it offers the best way to illustrate your point to other participants in the call.

For instance, if you want to show how to specific process is done, share a document that only you have access to and ensure the message is delivered clearly.


3.Text chat 


Video, voice, and text are the foundations of any video conferencing software. Many software allows you to send written messages to those who in the meeting.

It is very helpful as you can write down notes in virtual meetings, share files and links instantly, and even asking questions without interrupting the speaker.


4.Conference recording 


Being able to record your conferences is very helpful for your business as these recordings will be as a reference for your team to ensure no tasks have been dropped.

it also saves your time when someone can't make an important meeting or when hiring new employees.


5.Video and Audio quality 


A high-quality video will enhance the overall experience of your virtual meetings. Users will be able to see speakers clearly and feel a greater connection. At the same time, you want a high definition audio quality.

If the participant can't hear you, the high-quality video will be useless.


6.Mobile Apps 


Selecting a video conferencing software that has mobile apps available for both IOS and android devices is extremely important as these devices form simple collaboration tools in their hands.

Whenever and wherever they can access virtual conference meetings or dial-in to see a presentation.

The dynamic business environment requires being productive while on the go. You can host a conference with your team while in traffic, or the middle of a business trip. And video conferencing apps offer you the flexibility to do so.


7.Room systems


While joining a meeting from a mobile app is convenient and flexible, but your business needs may compel you to set up a dedicated conference room specifically for video conferencing.

Select an online meeting platform that supports the equipment (like cameras, speakers, and monitors) in your meeting room. And allow seamless content sharing with a tap of a button.


8. Number of participants 


Video conferencing software varies in the number of participations that can support. Some services limit the number of attendees to under 10, while other providers have solutions that support several thousand at one time.

so be sure to determine the software that can support the top numbers of users you’ll have in a meeting at one time to save money and resources.


9.Security


Cybersecurity problems, such as stolen meeting links, data breaches, meeting bombing, and malware attacks are potential threats to Digital platforms.

Therefore invest in cloud-based video conference software to prevent any potential vulnerability.


10.Customer support


The worst situation you need to avoid is to select a videoconference service provider that doesn't respond to your urgent problems
.

Be sure to call customer support in advance to evaluate if their features and performance fits your needs.


11.Apps inegration 


A video conference platform that allows integration with multiple applications, such as google calendar, outlook,
and even CRM system makes scheduling video meetings simple.

 

What are the top 3 Video Conferencing Software Platforms for 2021?

After testing and reviewing a lot of video conferencing tools from numerous users in corporate and personal settings, we highlighted the strengths and weaknesses of each.

And here are our top picks for the best video conferencing software to use for your online meetings.

1. Zoom

zoom video platform

Zoom is a video conferencing service that provides many options like conference rooms, video webinars, phone systems, etc.

Zoom provides a 40-minute limit on group meetings if you're on the free plan. So you should take note of that if you will using the software for longer online meetings. If you subscribed to the highest pricing plan Zoom lets you host up to 1000 participants and display 49 videos on the screen.

Best for: Small businesses looking for a free tool with standard features on the free plan.


Zoom allows you to (features and pros):

• Engagement your audience: you can use filters, reactions, polls, video sharing, etc.
• Record your meetings in the cloud or locally, with searchable transcripts.
• Integration with some of the calendar apps like Outlook and Gmail.
• Provide a virtual background and uses the images of your choice.
• Communicate and share files with your colleagues through Zoom Chat.
• Share and play any video or audio without uploading it.
• Share your screen and co-annotate.
• Connect with external users while keeping private information safe.
• Unlimited cloud storage.
• Select the video quality for up to 720p.
• Free plan for up to 100 participants.

zoom pricing plan - photograph

Pricing:

zoom offers four pricing plans here

2. Cisco Webex Meetings

Cisco Webx platform

Cisco Webex is an online video conferencing system that enables you to join meetings across desktop, mobile, or video systems. Its free plan shares the 40-minute time limit of Zoom and you get 1 GB of cloud storage and the ability to add as many as 50 participants in a single meeting.

Best for: Companies looking for a feature-rich solution with an expansive free plan.

Cisco Webex Meetings allows you to (features and pros):


• Flexible connection to the audio through VoIP or dial-in number.
• Share your screen and whiteboard to brainstorm and collaborate virtually.
• Offers encryption TLS 1.2 support, meeting locking, and more.
• Record your meetings and provides automatically generated transcripts for each session.
• Provides customized video layouts to help you optimize your video conference screen.
• Provide blurred, virtual, or customized backgrounds to ensure that the focus is always on you.
• Integration with Outlook, Office 365, and Google calendars also help you host, join, and schedule meetings accordingly.
• Host or join a meeting from a smartphone, laptop, tablet, or any other video device.
• It offers up to 10 GB of cloud storage.
• Real-time polls
• Create your customized meeting URL.
• Customize your conference screen to align with your branding needs.

Cisco Webx pricing plan

Pricing:

Cisco Webex Meetings offers five pricing plans here

3.Microsoft Teams.

Microsoft Teams platform

Microsoft Teams is a proprietary business communication platform developed by Microsoft, as part of the Microsoft 365 family of products. Teams offering workspace chat and videoconferencing, file storage, and application integration. Teams are replacing other Microsoft-operated business messaging and collaboration platforms, including Skype for Business and Microsoft Classroom.

Best for: both small and large businesses in different categories.
 


Microsoft Teams allows you to (features and pros):

• Together Mode – to share background virtually with your team to make it feel like everyone is sitting in the same room.
• File-Sharing – It helps you co-author files with your colleagues in real-time. You can also access, share, store, and collaborate from any location.
• Customize your background or upload your personalized background.
• The “raise your hand” to interrupt politely when you need to say something in the middle of a meeting.
• Download the participant list so you can follow up with your colleagues.
• Chat with participants even after the meeting is over.
• Other features: digital whiteboarding, the ability to mute, remove uninvited attendees, make participants wait in the virtual lobby.
• Available in 53 languages and 181 markets globally.
• It provides advanced security with multi-factor authentication, encryption, and device management.
• Share and collaborate through Office 365 apps, including Excel, Word, and PowerPoint.

Microsoft Teams pricing plan

Pricing:

Microsoft Teams offers four pricing plans here

Should I use paid or free video conferencing software?

Most video conferencing software provides a free plan subscription with limited features so it’s all about your business needs. If the features included on the free plan serve those needs sufficiently then there’s no need to upgrade.  

But in case that your business operations are being held back by the locked features then you should consider upgrading beyond a free version with keeping the company budget in mind.

Before you make a move to a paid plan, be sure to consult our professional video conferencing team in “AL-VOIP”

Contact us for more information on:

Customer service: 920013450
WhatsApp: +966 537631266
Email: info@al-voip.com


على الصعيد العالمي ، يعمل 52٪ من العمال من المنزل مرة واحدة على الأقل كل أسبوع (Owl labs)، وسيعمل 25-30٪ من القوى العاملة عن بُعد لعدة أيام في الأسبوع بحلول نهاية عام 2021 (Global workplace analytics).

يعتمد عالم الأعمال اليوم على العمل عن بعد ، إما للاستفادة من مزاياها أو اضطر إلى اتباع أسلوب حياة عن بعد بسبب انتشار جائحة COVID-19 .وهذا يعني أن عددًا غير مسبوق من الشركات قد تحول من الاجتماعات الشخصية إلى الاجتماعات الافتراضية للحفاظ على استمرار أعمالها اليومية.

لحسن الحظ ، توفر تقنية برامج مؤتمرات الفيديو فرصًا لا حصر لها للبقاء على اتصال وعقد اجتماعات عبر الإنترنت والتعاون من مواقع منفصلة. هناك سوق ضخم مليء بخيارات لا حصر لها لأنواع مختلفة من برامج مؤتمرات الفيديو.

في هذه المقالة ، سنقدم لك دليلاً كاملاً لكل ما تحتاج لمعرفته حول:
• ما هو برنامج مؤتمرات الفيديو ؟
• ما هي الميزات الأساسية التي يجب أن تبحث عنها في برنامج مؤتمرات الفيديو؟
• وما هو أفضل برنامج مؤتمرات الفيديو لتجربته هذا العام ؟
• كيف اختيار أفضل برنامج لعملك؟

ما هو برنامج مؤتمرات الفيديو؟

اتصال الفيديو من الهاتف الجوال

يسمح برنامج مؤتمرات الفيديو بالاتصالات عبر الإنترنت (اجتماعات وندوات الفيديو) مع ميزاته المدمجة مثل الدردشة الفورية ومشاركة الشاشة وتسجيل الفيديو والوصول إلى الهاتف المحمول. يهدف إلى تعزيز التعاون وزيادة الإنتاجية وتوفير نفقات السفر.

يمكن لأي موظف في المؤسسة استخدام منصات مؤتمرات الفيديو لاستضافة أو حضور اجتماعات افتراضية مع موظفين آخرين أو شركاء في الشركة أو عملاء.

تتيح أحدث أدوات مؤتمرات الفيديو الآن أيضًا التكامل مع انظمة إدارة العلاقلت مع العملاء CRM وأتمتة التسويق لمزامنة البيانات المهمة للأعمال مع الاجتماعات ذات الصلة.

ما هي الميزات الأساسية التي يجب أن تبحث عنها في برنامج مؤتمرات الفيديو؟

اجتماع فيديو مع فريق العمل ومشاركة الشاشة

هناك مجموعة متنوعة من برامج مؤتمرات الفيديو ، كل منها يأتي مع مجموعة من الميزات ولكن قبل التحديد النهائي ، هناك بعض الميزات القياسية التي يجب أن تحتوي عليها أداتك:


1. سهولة الاستخدام


إنها أهم المعايير حيث يجب أن تبحث عن برنامج اجتماعات عبر الإنترنت سهل الاستخدام مع واجهة مستخدم بسيطة لمساعدة الموظفين على التكيف بسهولة مع إعدادك الافتراضي. والتركيز على الاجتماع دون تشتيت انتباهك عن طريق محاولة معرفة كيفية عمل كل شيء.


2. مشاركة الشاشة


هذه الميزة ضرورية لتسهيل المؤتمرات التفاعلية لأنها توفر أفضل طريقة لتوضيح وجهة نظرك للمشاركين الآخرين في المكالمة. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد إظهار كيفية إجراء خطوات عملية معينة ، و مشاركة المستندات مما يساعد علي توصيل الأفكار بوضوح.


3. الدردشة النصية


الفيديو والصوت والنص هي أسس أي برنامج مؤتمرات فيديو. تتيح لك العديد من البرامج إرسال رسائل مكتوبة لمن يحضرون الاجتماع. إنها مفيده للغاية حيث يمكنك تدوين الملاحظات في الاجتماعات الافتراضية ، ومشاركة الملفات والروابط على الفور ، وحتى طرح الأسئلة دون مقاطعة المتحدث.


4. تسجيل المؤتمر


تعد القدرة على تسجيل مؤتمراتك مفيدة جدًا لعملك حيث ستكون هذه التسجيلات بمثابة مرجع لفريقك لضمان عدم إسقاط أي مهام. كما أنها توفر وقتك عندما يتعذر على شخص ما حضور اجتماع مهم أو عند تعيين موظفين جدد .


5. جودة الفيديو والصوت


سيعزز الفيديو عالي الجودة التجربة الإجمالية لاجتماعاتك الافتراضية. سيتمكن المستخدمون من رؤية المتحدث بوضوح والشعور باتصال أكبر. في نفس الوقت ، تريد جودة صوت عالية الوضوح. إذا لم يتمكن المشارك من سماعك ، فسيكون الفيديو عالي الجودة عديم الفائدة.


6. تطبيقات الجوال


يعد اختيار برنامج مؤتمرات الفيديو الذي يحتوي على تطبيقات محمولة متاحة لكل من أجهزة IOS و android أمرًا في غاية الأهمية لأن هذه الأجهزة تشكل أدوات تعاون بسيطة في أيديهم. في اي وقت وأب مكان يمكنهم الوصول إلى اجتماعات المؤتمر الافتراضية أو الاتصال الهاتفي لمشاهدة عرض تقديمي. تتطلب بيئة العمل الديناميكية أن تكون منتجًا أثناء التنقل. يمكنك استضافة مؤتمر مع فريقك أثناء تواجدك في حركة المرور ، أو في منتصف رحلة عمل وتوفر لك تطبيقات مؤتمرات الفيديو المرونة للقيام بذلك.


7. أنظمة الغرف


ان الانضمام إلى اجتماع من تطبيق جوال أمر مريح ومرن ، لكن احتياجات عملك قد تجبرك على إعداد غرفة اجتماعات مخصصة خصيصًا لمؤتمرات الفيديو. حدد منصة اجتماعات عبر الإنترنت تدعم المعدات (مثل الكاميرات ومكبرات الصوت والشاشات) في غرفة الاجتماعات الخاصة بك وتسمح بمشاركة المحتوى بسلاسة بنقرة زر واحدة.


8. عدد المشاركين


يختلف برنامج مؤتمرات الفيديو في عدد المشاركات التي يمكن أن تدعمها. تحد بعض الخدمات من عدد الحاضرين إلى أقل من 10 ، بينما يمتلك مزودون آخرون حلولًا تدعم عدة آلاف في وقت واحد. لذا تأكد من تحديد البرنامج الذي يمكنه دعم أكبر عدد من المستخدمين الذين ستحضرهم في اجتماع في وقت واحد لتوفير المال والموارد.


9. الأمن


تعتبر مشكلات الأمن السيبراني ، مثل روابط الاجتماعات المسروقة ، وخرق البيانات ، وتخريب الاجتماعات ، وهجمات البرامج الضارة تهديدات محتملة للمنصات الرقمية. لذلك استثمر في برنامج مؤتمرات الفيديو المستند إلى السحابة لمنع أي ثغرة أمنية محتملة.
 


10. دعم العملاء


أسوأ موقف تحتاج إلى تجنبه هو اختيار مزود خدمة مؤتمرات الفيديو لا يستجيب لمشاكلك العاجلة. تأكد من الاتصال بدعم العملاء مقدمًا لتقييم ما إذا كانت أدائهم يناسب احتياجاتك.


11. تكامل التطبيق


منصة مؤتمرات الفيديو التي تتيح التكامل مع تطبيقات متعددة ، مثل تقويم google والتوقعات وحتى نظام CRM ، مما يجعل جدولة اجتماعات الفيديو أمرًا بسيطًا.

 

ما هي أفضل 3 منصات لبرامج مؤتمرات الفيديو لعام 2021؟

بعد اختبار ومراجعة الكثير من أدوات مؤتمرات الفيديو من العديد من المستخدمين في استخدامات الشركة والشخصية ، قمنا بتسليط الضوء على نقاط القوة والضعف لكل منها. وإليك أفضل اختياراتنا لأفضل برامج مؤتمرات الفيديو لاستخدامها في اجتماعاتك عبر الإنترنت.

1. زوم Zoom

برنامج زووم لمؤتمرات الفيديو


Zoom هي خدمة مؤتمرات الفيديو التي توفر العديد من الخيارات مثل قاعات المؤتمرات وندوات الفيديو عبر الإنترنت وأنظمة الهاتف وما إلى ذلك.

يوفر Zoom حدًا لمدة 40 دقيقة لاجتماعات المجموعة إذا كنت تستخدم الخطة المجانية. لذلك يجب ملاحظة ذلك إذا كنت ستستخدم البرنامج لعقد اجتماعات أطول عبر الإنترنت.

إذا اشتركت في خطة الأسعار الأعلى ، تتيح لك Zoom استضافة ما يصل إلى 1000 مشارك وعرض 49 مقطع فيديو على الشاشة.

الأفضل لـ: الشركات الصغيرة التي تبحث عن أداة مجانية بميزات قياسية في الخطة المجانية.


يتيح لك زووم ZOOM الخصائص واالميزات التالية.


• تسجيل اجتماعاتك في السحابة أو محليًا ، باستخدام نصوص قابلة للبحث.
• التفاعل مع المستخدمين من خلال مشاركة الشاشة وعمل التصويتات اثناء الاجتماع.
• التكامل مع بعض تطبيقات التقويم مثل Outlook و Gmail.
• توفير خلفية افتراضية واستخدام الصور التي تختارها.
• التواصل وتبادل الملفات مع زملائك من خلال Zoom Chat.
• مشاركة وتشغيل أي فيديو أو صوت دون تحميله.
• شارك شاشتك وأضف التعليقات التوضيحية.
• التواصل مع المستخدمين الخارجيين مع الحفاظ على المعلومات الخاصة آمنة.
• تخزين سحابي غير محدود.
• حدد جودة الفيديو حتى 720p.
• خطة مجانية لما يصل إلى 100 مشارك.

خطط الاسعار لبرنامج زووم

خطط التسعير:

تقدم Zoom أربع خطط تسعير هنا

 

2. Cisco Webex Meetings

برنامج سيسكو ويبكس لمؤتمرات الفيديو

Cisco Webex هو نظام مؤتمرات فيديو عبر الإنترنت يمكّنك من الانضمام إلى الاجتماعات عبر أنظمة الويب أو سطح المكتب أو الهاتف المحمول أو الفيديو. تشترك خطتها المجانية في الحد الزمني لـ 40 دقيقة لـ Zoom وستحصل على 1 غيغابايت من التخزين السحابي والقدرة على إضافة ما يصل إلى 50 مشاركًا في اجتماع واحد.

الأفضل لـ: الشركات التي تبحث عن حل غني بالميزات بخطة مجانية موسعة.

يتيح لك Cisco webexالخصائص واالميزات التالية:


• اتصال مرن من خلال VoIP أو رقم الاتصال.
• شارك شاشتك ولوحك الأبيض لتبادل الأفكار والتعاون بشكل افتراضي.
• يقدم دعم التشفير TLS 1.2 وقفل الاجتماعات والمزيد.
• سجل اجتماعاتك ويوفر النصوص التي تم إنشاؤها تلقائيًا لكل جلسة.
• يوفر تخطيطات فيديو مخصصة لمساعدتك على تحسين شاشة مؤتمر الفيديو.
• توفير خلفيات غير واضحة أو افتراضية أو مخصصة للتأكد من أن التركيز دائمًا عليك.
• يساعدك التكامل مع تقويمات Outlook و Office 365 و Google أيضًا على استضافة الاجتماعات والانضمام إليها وجدولتها وفقًا لذلك.
• استضافة اجتماع أو الانضمام إليه من هاتف ذكي أو كمبيوتر محمول أو كمبيوتر لوحي أو أي جهاز فيديو آخر.
• توفر ما يصل إلى 10 جيجا بايت من التخزين السحابي.
• استطلاعات الرأي في الوقت الحقيقي • تخصيص شاشة المؤتمر لتتماشى مع احتياجات علامتك التجارية.

خطط اسعار سيسكو ويبكس لاجتماعات الفيدو 4

خطط التسعير:

تقدم اجتماعات Cisco Webex Meetings خمس خطط تسعير هنا

 

3.Microsoft Teams

برنامج مايكروسوفت تيمز لمؤتمرات الفيديو

Microsoft Teams عبارة عن نظام لاتصالات الأعمال مملوك و تم تطويره بواسطة Microsoft ، كجزء من مجموعة منتجات Microsoft 365 تقدم teams محادثة في مساحة العمل ومؤتمرات الفيديو وتخزين الملفات وتكامل التطبيقات. تحل teams محل أنظمة المراسلة والتعاون الأخرى التي تديرها Microsoft ، بما في ذلك Skype for Business و Microsoft Classroom.

الأفضل لـ: كل من الشركات الصغيرة والكبيرة في فئات مختلفة.

يتيح لك Microsoft Teamsالخصائص واالميزات التالية:


• استضافة مؤتمرات الفيديو مع ما يصل إلى 10000 مستخدم.
• وضع "معًا"- لمشاركة الخلفية افتراضيًا مع فريقك لتجعلك تشعر وكأن الجميع يجلسون في نفس الغرفة.
• مشاركة الملفات - تساعدك في تأليف الملفات مع زملائك في الوقت الفعلي. يمكنك أيضًا الوصول والمشاركة والتخزين والتعاون من أي مكان.
• تخصيص الخلفية الخاصة بك أو تحميل الخلفية الشخصية الخاصة بك.
• ختصية "ارفع يدك" للمقاطعة بأدب عندما تريد أن تقول شيئًا ما في منتصف الاجتماع.
• إمكانية تنزيل قائمة المشاركين حتى تتمكن من المتابعة ومعرفة حضور زملائك.
• الدردشة مع المشاركين حتى بعد انتهاء الاجتماع.
• ميزات أخرى: السبورة الرقمية ، والقدرة على كتم الصوت ، وإزالة الحضور غير المدعوين ، وجعل المشاركين ينتظرون في الردهة الافتراضية.
• متوفر بـ 53 لغة و 181 سوقًا على مستوى العالم.
• يوفر أمانًا متقدمًا مع مصادقة متعددة العوامل وتشفير وإدارة الجهاز.
• شارك وتعاون من خلال تطبيقات Office 365 ، بما في ذلك Excel و Word و PowerPoint.

4خطط للتسعير في مايكروسوفت تيمز

خطط التسعير:

تقدم Microsoft Teams أربع خطط تسعير هنا

 

هل من الأنسب استخدام برامج مؤتمرات الفيديو المدفوعة أو المجانية؟

توفر معظم برامج مؤتمرات الفيديو اشتراكًا مجانيًا مع ميزات محدودة ، لذا فالأمر كله يتعلق باحتياجات عملك. إذا كانت الميزات المضمنة في الخطة المجانية تخدم تلك الاحتياجات بشكل كافٍ ، فلا داعي للترقية.

ولكن في حالة توقف عمليات عملك بسبب الميزات المقفلة ، فعليك التفكير في الترقية إلى ما بعد الإصدار المجاني مع مراعاة ميزانية الشركة. قبل الانتقال إلى خطة مدفوعة ، تأكد من استشارة فريق مؤتمرات الفيديو المحترف في "الفويب":

يرجى التواصل معنا على:

خدمة العملاء : 920013450
واتساب: 537631266 966+
بريد الكتروني: info@al-voip.com

Write comment

اترك تعليق

Comments have to be approved before showing up

سيتم مراجعه التعليقات قبل السماح بالنشر