The top IVR menu mistakes businesses should avoid * الاخطاء الاكثر شيوعا عند تصميم قوائم IVR لتجنبها

By Al-VoIP | Posted on | 0 comments | Views
بواسطة: الفويب | Posted on | 0 تعليقات | عدد المشاهدات

IVR (Interactive Voice Response) menus can have a huge impact on customers whether positively or negatively. They can affect employee management, customer satisfaction and even profitability. In this article, we discuss the most common reasons why IVR menus can fail and have a negative effect on the business.

Ineffective data usage

IVR solutions are customizable and they let you design them as you want. One of the biggest mistakes is that businesses make the menus one time and don't use data to enhance the experience and listen to their customers.

If a business redesigns the experience according to the needs of the customers and the best experience for them, they can generate great results and achieve more satisfaction.

Not prioritising real time communication

Automated communication is now much more important than before. The percentage of communication of humans with employees is decreasing, which means that real time support is much more essential than ever.

IVR menus are a big part of real time communication and they should be a priority for every business which wants to stand out on the side of customer service. The more the menu is optimized, the less the customers are going to be frustrated from waiting or taking more time.

Putting too much options

Nothing is worse than an IVR menu full of overwhelming options for a user. Nobody wants to waste time listening to long lists of choices every time. Instead, you can redesign the IVR menu to become more efficient and make users reach what they want easily and quickly.

Not choosing a good music

Making customers wait isn’t good, and making them wait with a boring mosing can make things worse. You can use this waiting time to let customers listen to good music and send them marketing messages or telling them something they will make use of. A virtual assistant can be also integrated to help customers service themselves.

Making speaking to an agent hard

One of the things you need to consider is that some of your customers will consider the IVR menu a waste of time, and they just want to speak to an agent as soon as possible. Those people won't like a long list of choices before being put in the queue to have their questions answered by a real agent.

Contact us for more information on:

Customer service: 920013450
WhatsApp: +966 546808213
Email: info@al-voip.com

قوائم IVR من الممكن أن يكون لها تأثير كبير على العملاء سواء بالسلب أو الإيجاب. فبإمكان هذه القوائم التأثير على إدارة الموظفين لاستقبال المكالمات ومدى رضا العملاء عن الخدمة المقدمة إليهم وأيضا أرباح الشركات. في هذا المقال نستعرض أهم الأسباب التي تؤدي إلى فشل قوائم IVR وتجعلها ذات تأثير سلبي على الشركة وعملائها.

عدم استخدام البيانات بشكل فعال

حلول الIVR قابلة للتخصيص ويترك لك الحرية بشكل كامل أن تجعلها كما تريد. واحدة من أكبر الأخطاء التي تقع بها الشركات هي أنها تصمم القائمة مرة واحدة فقط دون النظر إليها مرة أخرى ومحاولة الاستماع للعملاء والبيانات الخاصة بالاستخدام لتحسين هذه القوائم.

ففي حالة قيام أحد الشركات بتحسين القائمة وإعادة تصميمها بناء على ما يريده العملاء وما يقدم التجربة الأفضل لهم، فمن الممكن أن يؤدي ذلك إلى نتائج إيجابية كبيرة وتحقيق نسبة رضا أكبر للعملاء.

عدم الاهتمام بالتواصل اللحظي

التواصل الأوتوماتيكي أصبح أهم من أي وقت مضى. وكلما يمر الوقت نرى أن نسبة تواصل العملاء مع الموظفين تقل في حين تتزايد وسائل التواصل مع مساعدين الذكاء الاصطناعي وغيرهم. قوائم IVR هي حل جيد للأشخاص الذين يريدون التواصل اللحظي، لذلك فيجب أن تكون أهمية قصوى ويتم تصميمها بحيث تسهل الخدمة الذاتية على العملاء. فكلما كانت القائمة مجهزة بشكل أكبر لذلك، كلما سيشعر العملاء برضا أكبر.

وضع الكثير من الخيارات

ليس هناك ما هو أسوأ للعميل من قائمة IVR طويلة مليئة بالاختيارات الكثيرة التي تضيع وقته وتشتته. لا أحد يريد قائمة طويلة مليئة بالاختيارات في كل مرة يقوم بالاتصال برقم معين. الحل الأمثل لذلك هو إعادة تصميم القائمة لجعلها مختصرة وفعالة ليستخدمها المتصلين بسهولة وسرعة.

عدم اختيار موسيقى جيدة

جعل المتصلين ينتظرون ليس أمر جيد، وجعلهم ينتظرون مع موسيقى مملة من الممكن أن يجعل الأمر أكثر سوءا. من الممكن أن تستغل وقت الانتظار لجعل المستخدمين يستمعون إلى موسيقى جيدة مع إرسال رسائل تسويقية لهم أو إخبارهم بمعلومة مفيدة تساعدهم. من الممكن أن يتم استخدام مساعد افتراضي أيضا يساعد العملاء على خدمة أنفسهم.

عدم تسهيل الوصول لممثلي الخدمة

واحدة من الأشياء التي يجب أن تضعها في الاعتبار هي جعل قائمة IVR مضيعة للوقت، في حين يريد بعض العملاء الحديث إلى أحد ممثلي خدمة العملاء ولا يريدون سوى ذلك. هؤلاء الأشخاص يجب أن تسهل لهم الوصول إلى قائمة الانتظار لينتظروا ممثل خدمة العملاء الذي سيقوم بالرد عليهم دون إجبارهم على أخذ رحلة طويلة ليس لها أي داعي بالنسبة لهم.

يرجى التواصل معنا على:

خدمة العملاء : 920013450
واتساب: 546808213 966+
بريد الكتروني: info@al-voip.com

Related Posts:

مقالات ذات صله :


Leave a comment

اترك تعليق

Please note, comments must be approved before they are published

يرجى ملاحظة ، يجب الموافقة على التعليقات قبل نشرها

ِِِِArticles المواضيع
How can Office 365 Business enhance your business remote work during the coronavirus pandemic * لماذا يجب الحصول على Office 365 للعمل عن بعد خلال الأزمة الحالية 3 main essentials that can help businesses in remote work during the coronavirus pandemic * ٣ اساسيات يجب ان توفرها شركتك اثناء العمل عن بعد مع ازمة فيروس كورونا الحالية Yealink products in Saudi Arabia_ what do we offer * منتجات Yealink في السعودية_ ما يجب أن تعرفه Yeastar products in Saudi Arabia_ what you should know * منتجات Yeastar في السعودية_ ما تحتاج معرفته 4 ways an IP phone system can help your business * 4 طرق تمكن هاتف الفويب من إفادة شركتك How Video Conferencing Can Help Your Company During The Coronavirus Outbreak * كيف ستساعد انظمة مؤتمرات الفيديو شركتك خلال أزمة فيروس كورونا الحالية Why video conferencing systems can benefit your business * كيف تتمكن أنظمة مؤتمرات الفيديو من إفادة شركتك؟ 6 essential benefits of smart board systems for education * 6 فوائد أساسية تقدمها أنظمة سمارت بورد The types of video conferencing systems explained * ما هي الفروق بين أنواع أنظمة مؤتمرات الفيديو؟ The best open-source PBX software to consider * افضل برامج PBX مفتوحة المصدر يمكن استخدامها The top IVR menu mistakes businesses should avoid * الاخطاء الاكثر شيوعا عند تصميم قوائم IVR لتجنبها Maxhub X3 Collaborative Interactive Display_ What Does it Offer_ * ماذا تقدم Maxhub X3 وكيف تختلف عن انظمة الفيديو العادية Top free helpdesk software for your business * افضل برامج هيلب ديسك مجانية وبمميزات كثيرة Best Yealink VoIP Phones to Buy in 2020 * أفضل هواتف يالينك يمكنك شرائها في 2020 4 benefits that make a video conference system worth it * 4 فوائد تجعلك تفكر في امتلاك نظام مؤتمرات الفيديو 5 reasons why your business needs a chatbot * 5 اسباب تجعل عملك يحتاج إلى شات بوت 5 Ways to Make Live Chat Better * 5 طرق لجعل خدمة العملاء عبر الدردشة أفضل Openvox WGW1002G GSM VoIP Gateway_ Overview, Features and Where to Buy * اوبن فوكس WGW1002G_ نظرة عامة والمميزات واين تشتري 5 tips to write perfect customer service emails * 5 نصائح هامة لكتابة رسائل بريد اليكتروني قوية لخدمة العملاء How to block spam VoIP calls * ‪كيف تحظر مكالمات الفويب المزعجة؟ Logitech PTZ Pro Conference Camera_ What You Need to Know * ما تريد معرفته عن كاميرا PTZ Pro من Logitech 5 office 365 features that will boost your productivity * 5 نصائح تجعلك أكثر انتاجية مع Office 365 How to offer customers self service * 5 نصائح لتوفير خدمة ذاتية مميزة لعملائك Yealink VC-800 Conference Room System_ Overview, Features and Where to Buy * نظام غرفة المؤتمرات VC-800 من يالينك_ نظرة عامة والمزايا واين تشتريه 5 things to avoid when surveying customers * 4 أشياء يجب تجنبها عند استطلاع رأي العملاء 5 reasons to consider using Microsoft Azure * 5 اسباب تدفعك لاستخدام خدمة Azure من مايكروسوفت 5 features to know in Skype for Business * 5 مزايا اساسية لنسخة سكايب الأفضل Skype For Business 3 ways to enhance your Interactive Voice Response (IVR) system * 3 طرق لتحسين نظام Interactive Voice Response (IVR) الخاص بك VT-3000ST Headset_ Overview, Features, Where to buy * سماعة VT-3000 من VBeT_ نظرة عامة و مميزات و سعر و أين تشتريها 5 benefits of SIP trunking you should know * ٥ فوائد تحصل عليها عند استخدام SIP Trunking Yealink T21P_ Overview, Features and where to buy * هاتف Yealink T21P_ مميزات و سعر و اين تشتري هاتف يالينك 5 Tips to monitor call quality * 5 نصائح لتحسين جودة مكالمات خدمة العملاء الخاصة بشركتك The 5 most effective ways for customising customer experience * 5 طرق فعالة لتخصيص تجربة العميل مع شركتك 4 principles to build an omnichannel customer service * 4 أساسيات لبناء خدمة عملاء شاملة 6 reasons office 365 will boost company's productivity * 6 طرق لزيادة الانتاجية باستخدام Office 365 4 Reasons Google Voice Service may not work for businesses * 4 أسباب تجعل خدمة Google Voice غير مناسبة للشركات Will VoIP benefit my small business? * هل تفيد تقنيات VoIP شركتي الصغيرة؟ How a VoIP Intercom works? and is it for you? * كيف تعمل أجهزة الVoIP انتركوم؟ وهل هي مفيدة لك؟ The top 5 challenges that will face 5G * أكبر 5 تحديات تواجه انتشار الجيل الخامس 5G سريعا 4 Ways VoIP calls will increase team communication for your small business * 4 طرق تمكن مكالمات VoIP من تحسين التواصل في الشركات الصغيرة 3 problems of phone systems to avoid * 3 مشاكل ربما تواجه نظام الهاتف في شركتك دون أن تشعر Hosted VoIP vs In-house VoIP.. how to choose? * الHosted VoIP و In-house VoIP كيف تختار؟ VoIP and IP Telephony.. What are the differences? * ما الفرق بين VoIP و IP Telephony؟ Big data technologies definition, comparison and future * ما هي تقنية Big data (البيانات الضخمة) ومستقبلها How Yealink video conferencing solutions allows you to develop your business, case study * كيف تمكنك حلول مؤتمرات الفيديو "يالينك" من تطوير اعمالك _ دراسة حالة What is IoT? * ما هو انترنت الأشياء؟ How Can logitech Video Conference Solution Revolutionize your Business_ Case Study * كيف تمكنك حلول مؤتمرات الفيديو "لوجيتيك" من تطوير اعمالك _ دراسة حالة What is Zoom Rooms? * ما هي غرف المؤتمرات من زووم؟ how to secure your pbx phone system? * كيف يمكنك حماية سنترال شركتك من الاختراق ؟ The Benefits of VPN Service in the Healthcare Sector * أهمية خدمة ربط الفروع للقطاع الطبي