Video conferencing101: complete guide to video conferencing in the business world.*مؤتمرات الفيديو 101: الدليل الكامل لمؤتمرات الفيديو في عالم الأعمال.

By Al-VoIPبواسطة الفويب | Post onتم النشر بتاريخ December 31, 2020 04:08

Thu, Dec 31, 2020 alvoip | 0 comments |

text size:


The business world is changing faster than ever, and if you couldn't catch up with this innovation you would lose a lot of opportunities and you may be out of business.

It's our duty in al-VoIP to provide you with the best solutions customized to your business to thrive and grow, whatever your business size and scale.

Video conferencing is one of the solutions that we present today. It guarantees your superiority over competitors, better communication &collaboration, cost reduction, and more.

So let's know more about video conferencing “the new normal of communications":

What is video conferencing?

(Video conferencing definition.)

"A video conference is a live, visual connection that allows two or more people to communicate and collaborate in real-time while being in separate locations."

Video conferencing solutions not only allow participants to see and hear each other in high-quality audio and video connection it also provides the option of sharing the screen, document, and presentation during the meeting.

Video conferencing is a highly flexible technology that could be conducted in a room- based or web-based conferencing. Many video conferencing platforms can make use of both web-based and room-based systems.

What technologies and equipment are used in video conferencing?

video conference equipment -hardware - components

(Video conference components).

Video conferencing system depends on a variety of different pieces that worked together to send data to participants and create the feeling that the participants are all in the same room.

These components can be modified depends on your organization's needs and requirements. And we have a specialist team in “AL-VOIP” that can design you the perfect suitable system.

The components of the video conferencing system include:

1. A SOFTWARE

We can consider the video conference software as the brain of the conference system. Scheduling and initiating any video calls is done within the software.

There are a lot of different programs that exist. And you can pick what fits your business. For instance (zoom |skype |Microsoft teams| cisco webx meeting |yealink meeting) each software has its pros and cons.

Software that generates the video conference could be integrated into the hardware or is a stand-alone app that works with a variety of devices.

2. VIDEO INPUT/OUTPUT

video conference display

The participant in a video conference needs a way to see each other and be visually connected.
• Video input equipment is: A camera (webcam attached to a laptop or a stand-alone video camera)


• Video output equipment is: A monitor (laptop screen, desktop monitor, a video projector, LCD, or video wall) the size and type of the display will depend on the size and number of people the room is designed for.

 A high-resolution webcam is essential to catch up with facial expressions and body language. If details like that get lost, then the meetings lack the reliability of real-life, face-to-face interactions

3. AUDIO INPUT /OUTPUT

The audio needs to travel in and out of the conference clearly to ensure a productive conference.
• Audio input equipment is a microphone or a set of microphones according to the setup of the conference (microphone might be built in a device or stand-alone piece)


• Audio output equipment are speakers that could be built into a laptop or desktop or a fully integrated audio system.


• Conference phone purpose-built for video will have echo cancellation, automatic noise reduction to give meeting room participants crystal clear audio.

4. Fast INTERNET CONNECTION

A high-speed internet connection is essential for video conferencing, as the high-resolution audio and video data need to travel from participant devices to the others. Your call will dynamically adjust to give you the best possible quality with the available network.
The faster the internet connection that the company has, the better the video quality it gets.

5. FAST COMPUTER PROCESSING

You need a computer with a sufficiently fast processor to avoid downgraded audio and video quality. And make the best possible call for your system's specs.

What are the advantages of video conferencing?

video conference advantages

(Importance and benefits of video conferencing.)

In the business world, video conferencing has numerous benefits that increase your business productivity and improved communicating and interaction with colleagues, partners, and customers. Among the benefits are:

1.FLEXIBILITY AND PRODUCTIVITY.

You don't have to worry again about being late for the meetings because of the traffic or the weather or even global air traffic. Video conferencing technology allows you to schedule a meeting with any number of participants, it doesn't matter where they are located .and you can even record it and make it available for people who could not attend the live event.

2.HELP REMOTE WORKERS FEEL PART OF THE TEAM:

As known covid-19 pandemic and its repercussions have made remote working and work from home the new normal of the world. Although a lot of people who work from home love it, it has some psychological consequences for the worker's mental health.

They feel isolated and lonely from their co-workers. So video conferencing systems have got rid of this problem by enables them to see and engage face-to-face remotely.

3. Video conferencing and cost control:

You might say that the video conferencing system is too expensive and will ruin my business budget. But this not true at all. It will save your money and control your cost as follows:

Lower travel budgets:
You will hold meetings and interview from your place so you will not afford more expenses such as flight tickets and hotels.

Reduce training cost:
You will be able to gather all your employees from all branches and provide training sessions without waste more money and time.

Shortened project times:
As a result of improving communications among team members, they will spend more time working and collaborating without any external distractions.

Reach a wider audience and make more money:
Video conferencing provide you the chance to spread your businesses all over the world and connect easily with foreign suppliers and distributors which allows your business to thrive and make more revenue streams.

4.IMPROVE THE QUALITY OF YOUR STUFF:

Video conferencing allows you to hire anyone from anywhere. It makes your company's applicant pool much bigger. So you will pick the highly qualified applicants without being stuck to local employees.

Are there disadvantages to video conferencing?

video conference challenges

I cannot consider it as disadvantages I prefer to call them as "potential drawbacks" or "concerns" that business owners experienced when they consider adding a video conference system to their organizations And some of these concerns are the following:

1. The cost of the technology:

This a very common concern because so many people wrongly believe that video conferencing systems are extremely expensive.

As you know any new technology needs an initial investment (the price that you pay for the first time to own this technology) and video conference, provides high and fast ROI because it reduced your travel expenses, improves efficiencies, and better customer support.

2- Required training:

Video conferencing is a new, advanced technology that needs a lot of training, right? WRONG.

Today's video conferencing systems are more user friendly and super easy than ever before. With a few clicks, you will be able to hold live meetings and share whatever you want. And we in al-VoIP provide additional training once the system is installed.

3. The reliability of the system

One of the biggest concerns about this technology that it isn't reliable and meetings freeze and ruined easily.

But video conferencing technology has greatly advanced and become reliable than ever especially after the covid-19 pandemic. In addition to that internet, connection speeds are increasing. Which helps to keep video streaming smoothly.

4. Time zone differences

The difference in time zones might be a problem in video conferencing when you conduct meeting with people in other parts of the world. For instance, a 3:00 pm meeting in Saudi Arabia would be 8:00 am in the United States.

But these challenges are included in any type of meetings, not just video conference .so in return for all advantages of video conference you can schedule meetings that are at least disruptive to all participants.

Video conferencing is no more a luxury but it has become a must in nowadays business world. We tried in this article to show you what it's mean and the advantages and concerns that you might experience.
Get started with an enterprise video conferencing system! Start Now AL-VOIP.

You can check out the latest communication solutions for business and video conferencing systems available from Al-VoIP.

Contact us for more information on:

Customer service: 920013450
WhatsApp: +966 537631266
Email: info@al-voip.com


عالم الأعمال يتغير بشكل أسرع من أي وقت مضى ، وإذا لم تتمكن من اللحاق بهذا الابتكار فسوف تفقد الكثير من الفرص وقد تكون خارج السوق . نحن واجبنا في "الفويب" أن نقدم لك أفضل الحلول المخصصة لعملك لتنمو وتزدهر، مصممة خصيصاً وفقاً لحجم عملك ونطاقه.

مؤتمرات الفيديو هي واحدة من الحلول التي نقدمها اليوم والتي تضمن تفوقك على المنافسين ، وتحسين التواصل والتعاون ، وخفض التكاليف ، وأكثر من ذلك.

لذلك دعونا نعرف المزيد عن مؤتمرات الفيديو والتي اصبحت الوضع الطبيعي الجديد في التواصل.

ما المقصود بمؤتمر الفيديو؟

(تعريف مؤتمرات الفيديو.)

هو اتصال مرئي مباشر يسمح لشخصين أو أكثر بالاتصال والتفاعل في نفس الوقت أثناء التواجد في مواقع منفصلة.

حلول مؤتمرات الفيديو لا تسمح فقط للمشاركين برؤية وسماع بعضهم البعض في اتصال صوتي وفيديو عالي الجودة، بل يوفر أيضًا خيار مشاركة الشاشة، والمستندات، وعمل العروض التوضيحية أثناء الاجتماع.

مؤتمرات الفيديو هي تقنية مرنة للغاية يمكن إجراؤها في غرفة مجهزة خصيصاً للاجتماعات داخل مقر الشركة(أنظمة الغرف).او من خلال اجهزة الاتصال الشخصية في اي مكان اخر(أنظمة سطح المكتب). (الفروق بين أنواع أنظمة مؤتمرات الفيديو)

ما هي التقنيات والمعدات المستخدمة في مؤتمرات الفيديو؟

مكونات مؤتمرات الفيديو- هاردوير

(مكونات مؤتمر الفيديو).

1.برامج التحكم (منصة الاتصال)

ويعتبر هو العقل لمؤتمر الفيديو حيث يقوم بالربط بين كل القطع الاخري المكومة للنظام . يتم من خلاله جدولة وبدء كل مكالمات الفيديو داخل البرنامج.

هناك الكثير من المنصات المختلفة الموجودة ويتم اختيار منها ما يناسب عملك. مثل (zoom | skype | teams Microsoft | meeting cisco webx | meeting yealink) ولكل واحد إيجابيات وسلبيات.

2. ادوات التقاط وعرض الصورة.

ادوات عرض الصور في مؤتمرات الفيديو

يحتاج المشاركين في مؤتمر فيديو إلى طريقة لرؤية بعضهم البعض وللتواصل المرئي. ويتم ذللك من من خلال:

• (الكاميرا camera)
وتقوم بالتقاط الصور والحركة داخل القاعة (كاميرا ويب متصلة بلابتوب او كاميرا فيديو مستقلة)
ان وجود كاميرا عالية الدقة أمر مهم وذللك لالتقاط تعبيرات الوجه ولغة الجسد لأهمية هذة التفاصيل في إضفاء االواقعية علي تجربة الاجتماع وجهاً لوجه .

• (شاشة العرض display)
( شاشة اللابتوب او شاشة سطح المكتب او شاشة عرض منفصلة مثبته علي الحائط او بروجيكتور)
ان حجم ونوع الشاشة يختلف حسب عدد الافراد المشاركين وحجم الغرفة التي تسخدم للاجتماع .

3. تجهيزات الصوت:

الصوت يحتاج إلى السفر داخل وخارج المؤتمر بوضوح لضمان مؤتمر مثمر.وذلك من خلال :

o (الميكرفون microphone) لنقل الصوت (قد يكون الميكروفون ضمن جهاز أو قطعة قائمة بذاتها).

o (مكبرات الصوت speakers) وتعمل علي توزيع الصوت بوضوح داخل أرجاء الغرفة .

o (اجهزة الغاء الصدي noise cancellation devices) والتي تحافظ علي جودة ونقاء الصوت داخل الاجتماع بكفأة عالية.

4.اتصال إنترنت

اتصال إنترنت عالي السرعة ضروري لعقد مؤتمرات الفيديو، حيث تحتاج بيانات الصوت والفيديو عالية الدقة إلى السفر من أجهزة المشاركين إلى الآخرين. سوف تتكيف مكالمتك بشكل ديناميكي لتمنحك أفضل جودة ممكنة مع الشبكة المتاحة.

كلما كان الاتصال بالإنترنت أسرع ، كلما كانت جودة الفيديو أفضل.

5.معالج سريع للكمبيوتر

تحتاج إلى جهاز كمبيوتر مع معالج سريع بما فيه الكفاية لتجنب جودة الصوت والفيديو المُخفضة. وتحقيق اكبر استفادة ممكنة من مواصفات النظام الخاص بك.

ما هي مزايا مؤتمرات الفيديو؟

مزايا موتمرات الفيديو _انفوجراف

(أهمية وفوائد مؤتمرات الفيديو.)

في عالم الأعمال، تتمتع مؤتمرات الفيديو بالعديد من الفوائد التي تزيد من إنتاجية عملك وتحسن التواصل والتفاعل مع الموظفين والشركاء والعملاء. ومن بين هذه المزايا:

1.المرونة

لا داعي للقلق مرة أخرى حول التأخر عن الاجتماعات بسبب حركة المرور أو الطقس أو حتى حركة الطيران العالمية. تسمح لك تقنية مؤتمرات الفيديو بجدولة اجتماع مع أي عدد من المشاركين ، ولا يهم أين هم .ويمكنك حتى تسجيله وجعله متاحًا للأشخاص الذين لم يتمكنوا من حضور الحدث المباشر..

2. شعور العاملين عن بعد بأنهم جزء من الفريق.

وباء كورونا وتداعياته جعلت العمل عن بعد والعمل من المنزل الواقع الطبيعي الجديد في العالم.

على الرغم من أن الكثير من الناس الذين يعملون من المنزل يحبون ذلك، إلا أن له بعض العواقب النفسية على الصحة العقلية للعامل.

حيث يشعر العاملون بالوحدة والعزلة عن اصحابهم في العمل. نظم مؤتمرات الفيديو قد تخلصت من هذه المشكلة من خلال تمكينهم من رؤيتهم والمشاركة وجها لوجه من مواقع مختلفة.

3.التحكم في التكاليف.

قد تقول أن نظام مؤتمرات الفيديو مكلف للغاية وسيدمر ميزانية عملي. ولكن هذا ليس صحيحا على الإطلاق. حيث سيوفر المال الخاص بك ويساعدك علي تخفيض التكاليف على النحو التالي:

• انخفاض ميزانيات السفر
سوف تعقد اجتماعات ومقابلة من مكانك لذلك لن تتحمل المزيد من النفقات مثل تذاكر الطيران والفنادق.

• خفض تكلفة التدريب.
سوف تكون قادرة على جمع جميع موظفيك من جميع الفروع وتقديم دورات تدريبية دون إضاعة المزيد من المال والوقت.

• إنجاز اسرع للمشروعات.
نتيجة لتحسين الاتصالات بين أعضاء الفريق، سيقضون المزيد من الوقت في العمل والتعاون دون أي تشتيت خارجي.

• الوصول إلى جمهور أوسع وجني المزيد من المال.
مؤتمرات الفيديو توفر لك فرصة لنشر الأعمال التجارية الخاصة بك في جميع أنحاء العالم والتواصل بسهولة مع الموردين والموزعين الأجانب الذي يسمح لعملك تزدهر وجعل المزيد من الإيرادات.

4.تحسين نوعية طاقم العمل الخاص بك.

مؤتمرات الفيديو يساعدك علي توظيف أي شخص من أي مكان. لذلك سوف تختار المتقدمين المؤهلين تأهيلا عاليا دون أن تكون منحصراً علي الموظفين المحليين.

هل هناك عيوب في نظام مؤتمرات الفيديو؟

التحديات التي تواجة حلول مؤتمرات الفيديو - انفوجراف

لا أستطيع أن أعتبر أنه عيب حقيقي أفضل أن أسميها "تحديات محتملة" أو المخاوف التي يفكر بها أصحاب الأعمال عند النظر في إضافة نظام مؤتمر الفيديو إلى منظماتهم.

ومن بعض هذه المخاوف:

1.تكلفة التقنية

هذا مصدر قلق مشترك جدا لأن الكثير من الناس يعتقدون خطأ أن أنظمة مؤتمرات الفيديو مكلفة للغاية

كما تعلمون أي التكنولوجيا الجديدة يحتاج إلى الاستثمار الأولي (السعر الذي تدفعه للمرة الأولى لامتلاك هذه التكنولوجيا) ومؤتمرات الفيديو توفر عائدات استثمار عالية وسريعة لأنها تخفض نفقات السفر ، وتحسن الكفاءة ، وتقدم دعم أفضل للعملاء.

2.التدريب المطلوب

مؤتمرات الفيديو هي التكنولوجيا الجديدة والمتقدمة التي تحتاج إلى الكثير من التدريب ، أليس كذلك؟ خطأ.

أنظمة مؤتمرات الفيديو اليوم هي أكثر سهولة للمستخدم من أي وقت مضى. مع عدد قليل من النقرات، سوف تكون قادر على عقد اجتماعات حية ومشاركة كل ما تريد. ونحن في "الفويب" نقدم تدريبا إضافيا بمجرد تركيب النظام.

3.موثوقية النظام.

واحدة من أكبر المخاوف حول هذه التكنولوجيا أنها ليست موثوقة والاجتماعات تتعطل بسهولة.ولكن تكنولوجيا مؤتمرات الفيديو قد تقدمت بشكل كبير وأصبحت موثوقة أكثر من أي وقت مضى وخاصة مع تزايد سرعات الانترنت مما يساعد على الحفاظ على تدفق الفيديو بسلاسة.

4.الاختلافات في المنطقة الزمنية

قد يكون الاختلاف في المناطق الزمنية مشكلة في مؤتمرات الفيديو عند إجراء اجتماع مع أشخاص في أجزاء أخرى من العالم. على سبيل المثال، سيكون اجتماع الساعة 3:00 بعد الظهر في المملكة العربية السعودية هو الساعة 8:00 صباحًا في الولايات المتحدة.

ولكن هذه التحديات في أي نوع من الاجتماعات، وليس فقط مؤتمر الفيديو .لذا في مقابل كل مزايا مؤتمر الفيديو يمكنك جدولة الاجتماعات بما يناسب المشاركين

يمكن ان نقول إن مؤتمرات الفيديو لم تعد رفاهية ولكن أصبحت ضرورة لا بد منها في عالم الأعمال في الوقت الحاضر.وقد حاولنا في هذه المقالة أن نقدم شرح مبسط عن مؤتمرات الفديو والمزايا والتحديات التي قد تواجه الشركات عند التفكير في حلول مؤتمرات الفديو.

بإمكانك أن تستكشف حلول أنظمة التواصل وأنظمة مؤتمرات الفيديو الأحدث لدى "الفويب".

يرجى التواصل معنا على:

خدمة العملاء : 920013450
واتساب: 537631266 966+
بريد الكتروني: info@al-voip.com

Write comment

اترك تعليق

Comments have to be approved before showing up

سيتم مراجعه التعليقات قبل السماح بالنشر